Boletín Virtual
30 de junio de 2020
A propósito de los estados electrónicos en tiempos de pandemia.
Por: Luisa Fernanda Hernández Sánchez*
La situación actual por la que está atravesando el mundo nos ha puesto a todos a pensar en otras formas de relacionarnos y en la implementación de cambios para continuar con nuestras labores. La justicia, por supuesto, también ha tenido que encontrar diferentes vías para seguir funcionando, pues aún cuando el Código General de Proceso contempla disposiciones que aluden al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, la realidad es que estamos lejos de lograr su implementación total.
Un ejemplo de esa tardanza en la adecuación de la justicia al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones tiene que ver con la implementación de los estados electrónicos, que si bien no son una novedad, ya que el artículo 295 del Código General del Proceso[1] permite el uso de esta herramienta y varios juzgados y entidades administrativas con funciones jurisdiccionales ya los habían puesto en funcionamiento con anterioridad a la pandemia, la realidad es que el uso de los mismos en los juzgados no era generalizado, es más, pocos juzgados los empleaban. Además, en el caso de los juzgados no era posible acceder de manera inmediata a la providencia, de forma que, para poder leer la providencia que se notificaba se tenía que acudir al juzgado, por lo que realmente no era un mecanismo eficiente ni eficaz.
En razón a la situación actual, los estados electrónicos han empezado a tener una visibilidad importante. En este materia resulta relevante traer a colación la sentencia de tutela del 20 de Mayo de 2020[2] de la Corte Suprema de Justicia que, sobre los estados electrónicos, manifestó que no se puede entender surtido de manera eficaz “el enteramiento electrónico” si no se hace mención del contenido central de la providencia, ya que no es posible acceder de manera inmediata a la providencia que se notifica, como sí sucede cuando se consultan los estados físicos y que esa inclusión del contenido principal de la providencia en los estados virtuales garantizan la publicidad que acompaña ese acto de comunicación. De forma que, si no se incluye dicho contenido de la providencia, no se cumple en estricto sentido con el artículo 289 del Código General del Proceso, que dispone “las providencias judiciales se harán saber a las partes(…)” , pues según esta corporación para que haya notificación se de debe garantizar el conocimiento real de la decisión judicial.
En ese sentido, enfatiza la Corte en que ese contenido que debe incluirse en el estado virtual debe coincidir, estos es, debe tener identidad y coherencia con lo indicado en la resolución de la providencia y la información que se publica de manera virtual, ya que sólo así, los usuarios pueden confiar en los datos que registran en los sistemas de información sobre los procesos.
Por último, la Corte precisa que en caso de no haberse incluido el contenido central y veraz de la providencia que se notifica, puede ventilarse este asunto por conducto de la nulidad procesal si se cumplen los presupuestos de esa institución.
Con posterioridad a la providencia mencionada y con ocasión a la coyuntura causada por el COVID-19, se expidió el Decreto 806 de 2020, que establece disposiciones entorno a la implementación de la tecnología de la información y las comunicaciones en los procesos judiciales, la agilización de estos y la flexibilización de la atención de los usuarios de la justicia. Dentro de estas disposiciones, en el artículo 9 del mencionado Decreto[3], se establece que las notificaciones por estado serán fijadas de manera virtual, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar la constancia con firma al pie de la providencia respectiva.
Ahora bien, la obligación de la inserción de la providencia que se notifica en el Estado, no procede cuando se trata de providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.
Finalmente, el artículo 9 del Decreto 806 de 2020, en cuanto a los estados electrónicos, dispone que sus ejemplares deben conservarse en línea para consulta permanente por cualquier interesado.
Como se puede observar, el Decreto 806 de 2020 va más allá de lo manifestado en la sentencia indicada, pues este obliga a que se inserte la providencia, esto quiere decir que la persona interesada debe poder tener acceso inmediato y de manera virtual a la providencia notificada, que es como lo venía realizando por ejemplo la Superintendencia de Industria y Comercio en asuntos de consumidor jurisdiccional. Sin embargo, el Decreto no establece la consecuencia de la no inserción de la providencia notificada en el respectivo estado, por lo que una posibilidad para remediar este yerro es mediante la nulidad procesal en caso de cumplirse los presupuestos de la misma, tal y como lo dispuso la Corte en la sentencia mencionada, para el caso en que no se indique de manera veraz el punto central de la providencia notificada. Otra consecuencia, en caso de afectarse el derecho al debido proceso con esa omisión, es posible que pueda plantearse una acción de tutela para proteger este derecho fundamental.
Un punto importante que se debe tener en cuenta es el momento en que debe empezar a contarse el término de ejecutoria de las providencias notificadas a través de estados electrónicos. El Decreto 806 no dice nada al respecto, de manera que nos tenemos que remitir al Código General del Proceso, según el cual la ejecutoria es de tres (3) días[4] que se empezará a contar a partir del día siguiente de la notificación[5]. En este caso se debe tener en cuenta que la persona va a tener acceso directo a la providencia, pues esta va a estar contenida en el estado electrónico que la notifica y, en caso de no ser así, lo propio será que se proceda de acuerdo a lo propuesto en el párrafo anterior, pero aquí se debe tener en cuenta que existe un deber de diligencia como apoderados y se deben comunicarse con el despacho para que les den a conocer la providencia y no simplemente cruzarse de brazos si no se inserta la providencia en el estado electrónico.
Ahora bien, en el caso de tratarse de una de los providencias que no pueden insertarse en el estado electrónico, se debe tener en cuenta lo también señalado en los acuerdos PCSJA20-11567 del 5 de junio de 2020 y PCSJA20-11581 del 27 de junio del mismo año. Los acuerdos señalan que la atención a los usuarios se va a realizar de manera preferente a través de canales técnicos y electrónicos institucionales, de forma que, esas providencias deberán ser enviadas al correo electrónico de los interesados el mismo día en que se notifica. Así pues, el momento en que se debe empezar a contar el término de ejecutoria no debería variar, no obstante, si esta no es enviada, entonces, al igual que en el caso anterior, podría dar lugar un vicio remediable mediante una nulidad, si aquel se adecua algunas de las causales de nulidad, o dar vía a la interposición de una acción de tutela. Lo anterior, teniendo en cuenta lo ya expuesto frente a la diligencia por parte del abogado que sabe que le están notificando una providencia y es que si ve que mediante un estado electrónico le están comunicando una providencia y no la ha recibido a su correo, lo lógico es que se comunique con el correspondiente despacho judicial para que se la envíen.
En otras palabras, este nuevo sistema no debe ser aprovechado para premiar la negligencia en el desarrollo del proceso, es cierto que hay una obligación de, por ejemplo, insertar la providencia en el estado electrónico, pero, por otro lado, también hay una obligación del apoderado de estar atento a o que pasa en los procesos que tiene a su cargo.
Por último, vale la pena mencionar que este Decreto tiene una vigencia limitada, así lo dispuso en su artículo 16, según el cual aquel rige desde su publicación y estará vigente durante los dos años siguientes a partir de su expedición. Sin embargo, es de resaltar que, por lo menos en materia de estados electrónicos, lo dispuesto en el Decreto es un avance importante, porque si bien ya el Código General del Proceso contemplaba la posibilidad de hacer uso de los estados electrónicos, el Decreto fue más específico en cómo debía hacerse esta notificación, lo cual resulta de la mayor relevancia para el futuro de los estados electrónicos, pues evita, cómo se presentó con anterioridad en la situación que dio origen a la sentencia antes mencionada, inconvenientes y/o yerros a la hora de recurrir a los estados electrónicos. Además, con o sin COVID-19 es importante que la justicia continúe avanzando en su digitalización, a través del uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.
Referencias:
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 806 de 2020, por el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.
COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. SALA CIVIL. Sentencia del 20 de mayo de 2020. Rad. nº 52001-22-13-000-2020-00023-01. M.P. Octavio Augusto Tejeiro Duque.
[1] “ARTÍCULO 295. NOTIFICACIONES POR ESTADO. Las notificaciones de autos y sentencias que no deban hacerse de otra manera se cumplirán por medio de anotación en estados que elaborará el Secretario. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia, y en él deberá constar:
- La determinación de cada proceso por su clase.
- La indicación de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte bastará la designación de la primera de ellas añadiendo la expresión “y otros”.
- La fecha de la providencia.
- La fecha del estado y la firma del Secretario.
El estado se fijará en un lugar visible de la Secretaría, al comenzar la primera hora hábil del respectivo día, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo.
De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada.
De los estados se dejará un duplicado autorizado por el Secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel.
PARÁGRAFO. Cuando se cuente con los recursos técnicos los estados se publicarán por mensaje de datos, caso en el cual no deberán imprimirse ni firmarse por el Secretario.
Cuando se habiliten sistemas de información de la gestión judicial, la notificación por estado solo podrá hacerse con posterioridad a la incorporación de la información en dicho sistema.” (Negrilla fuera de texto original)
[2] CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. SALA DE CASACIÓN CIVIL. Sentencia de 20 de mayo de 2020. Rad. nº 52001-22-13-000-2020-00023-01. M.P. Octavio Augusto Tejeiro Duque.
[3] “Artículo 9. Notificación por estado y traslados. Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva.
No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.
De la misma forma podrán surtirse los traslados que deban hacerse por fuera de audiencia.
Los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conservarán en línea para consulta permanente por cualquier interesado.
Parágrafo. Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaria, el cual se entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.”
[4] Código General del Proceso. Artículo 302.
[5] Código General del Proceso. Artículo 118.
