Libro:

Sección:

SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo I: Disposiciones varias

Texto del artículo:

Los tribunales y jueces deberán entenderse entre sí, con las autoridades y con los particulares, por medio de despachos y oficios que se enviarán por el medio más rápido y con las debidas seguridades. Los oficios y despachos serán firmados únicamente por el secretario. Las comunicaciones de que trata este artículo podrán remitirse a través de mensajes de datos.

El juez también podrá comunicarse con las autoridades o con los particulares por cualquier medio técnico de comunicación que tenga a su disposición, de lo cual deberá dejar constancia.

Comentario:

Este artículo debe entenderse modificado parcialmente por el artículo 11 de la Ley 2213 de 2022, en la medida en que los Despachos, oficios y comunicaciones que envíe un Despacho judicial a otro, o a una autoridad pública o a un particular por medios electrónicos no requiere actualmente la firma del secretario, pues se presume su autenticidad por el solo hecho de ser enviado desde el correo institucional del juzgado. El mencionado artículo 11 establece lo siguiente:

“Todas las comunicaciones, oficios y despachos con cualquier destinatario, se surtirán por el medio técnico disponible, como Io autoriza el artículo 111 del Código General del Proceso.
Los secretarios o los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias para dar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos, dirigidas a cualquier entidad pública, privada o particulares, las cuales se presumen auténticas y no podrán desconocerse siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial”.

Libro:

Sección:

SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo II: Allanamiento en diligencias judiciales

Texto del artículo:

El juez podrá practicar el allanamiento de habitaciones, establecimientos, oficinas e inmuebles en general, naves y aeronaves mercantes, y entrar en ellos aun contra la voluntad de quienes los habiten u ocupen, cuando deba practicarse medida cautelar, entrega, inspección judicial, exhibición o examen de peritos sobre ellos o sobre bienes que se encuentren en su interior.

El auto que decrete cualquiera de tales diligencias contiene implícitamente la orden de allanar, si fuere necesario.

El allanamiento puede ser decretado tanto por el juez que conoce del proceso como por el comisionado.

No podrán ser allanadas las oficinas ni las habitaciones de los agentes diplomáticos acreditados ante el Gobierno de Colombia.

Comentario:

A partir de esta norma pueden identificarse varios elementos esenciales del allanamiento: i). El allanamiento es un vehículo que puede ser utilizado por el juez para que sobre bienes inmuebles, naves o aeronaves o sobre los bienes muebles que allí se encuentren pueda practicar una diligencia judicial, como la diligencia de entrega, la diligencia de secuestro o incluso la práctica de una prueba; ii). Se practica respecto de inmuebles, naves o aeronaves, salvo las habitaciones u oficinas de los Agentes Diplomáticos acreditados ante el Gobierno de Colombia; iii). Se lleva a cabo aún en contra de los habitantes u ocupantes del respectivo inmueble, nave o aeronave, para lo cual el juez podrá valerse del concurso de la fuerza pública para ingresar al sitio respectivo, sino se autoriza voluntariamente su entrada al mismo; iv). El allanamiento puede ser decretado tanto por el juez de conocimiento como por el juez de conocimiento como por el juez comisionado, lo que resulta coincidente con el inciso primero del artículo 40 del Código, que dispone que el comisionado tiene las mismas facultades que el comitente para el cabal desarrollo de sus funciones, y v). Cuando se decrete la práctica de una diligencia judicial como una medida cautelar, la práctica de una prueba o una diligencia de entrega sobre un inmueble, nave, aeronave o sobre algún mueble en su interior, el decreto de dicha diligencia lleva implícita e incorporada la orden de allanar, en caso de que sea necesario. Es decir, si no se permite el ingreso de manera voluntaria al juez al sitio para que realice la respectiva diligencia, tiene la facultad de decretar el allanamiento al mismo¹.

Notas al pie de página del comentario:

¹ Cfr. En el mismo sentido: SANABRIA, H., Derecho Procesal Civil General, 1ª Ed, Universidad Externado de Colombia, Bogotá D.C, 2021, 375.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo II: Allanamiento en diligencias judiciales

Texto del artículo:

El juez informará el objeto de la diligencia a quien encuentre en el lugar. Si no se le permite el acceso procederá al allanamiento valiéndose de la fuerza pública en caso necesario. Para tales efectos esta actuará bajo la dirección del juez.

El allanamiento deberá practicarse en horas hábiles, pero si hubiere temor de que se frustre la diligencia, el juez dispondrá que por la policía se adopten las medidas de vigilancia tendientes a evitar la sustracción de las cosas que hayan de ser objeto de ella y podrá asegurar con cerradura los almacenes, habitaciones y otros locales donde se encuentren muebles, enseres o documentos, colocar sellos y adoptar las medidas que garanticen su conservación.

De lo actuado se dejará constancia en el acta.

Comentario:

De esta norma se destacan dos aspectos importantes. El primero de ellos consiste en que, por regla general, el allanamiento sólo podrá practicarse en días y horas hábiles, pero si el juez teme que la diligencia pueda verse frustrada, podrá disponer de medidas para la conservación de las cosas, salvo que se trate del allanamiento para la práctica de una prueba que deba realizarse en un día y hora no hábil, hipótesis en la cual se podría efectuar un eventual allanamiento en ese momento. Esta última regla resulta de la interpretación sistemática de esta disposición con los artículos 106 y 172 de este Código.

Y, finalmente, el segundo de ellos es que antes de decretar el allanamiento el juez deberá informar a los ocupantes del respectivo sitio el objeto de la diligencia y si, pese a esta circunstancia, no se le permite al juez el ingreso, puede proceder a decretar el allanamiento y a ingresar aún contra la voluntad del ocupante con ayuda de la fuerza pública, la cual actuará, para estos efectos, bajo la dirección del juez. Lo que se prevé con esta disposición es que los particulares le faciliten al juez, voluntariamente, la práctica de la respectiva diligencia, so pena de que deba ingresar al sitio por la fuerza.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo III: Copias, certificaciones y desgloses

Texto del artículo:

Salvo que exista reserva, del expediente se podrá solicitar y obtener la expedición y entrega de copias, con observancia de las reglas siguientes:

1. A petición verbal el secretario expedirá copias sin necesidad de auto que las autorice.

2. Las copias de las providencias que se pretendan utilizar como título ejecutivo requerirán constancia de su ejecutoria.

3. Las copias que expida el secretario se autenticarán cuando lo exija la ley o lo pida el interesado.

4. Siempre que sea necesario reproducir todo o parte del expediente para el trámite de un recurso o de cualquiera otra actuación, se utilizarán los medios técnicos disponibles.

Si careciere de ellos, será de cargo de la parte interesada pagar el valor de la reproducción dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la providencia que lo ordene, so pena de que se declare desierto el recurso o terminada la respectiva actuación.

5. Cuando deban expedirse copias por solicitud de otra autoridad, podrán ser adicionadas de oficio o a solicitud de parte.

Comentario:

En este artículo hay tres aspectos relevantes que el operador jurídico debe tener en cuenta. El primero de ellos es que cuando la norma dispone que “Salvo que exista reserva, del expediente se podrá solicitar y obtener la expedición y entrega de copias”, esta norma debe interpretarse sistemáticamente con lo previsto en el artículo 123 de este Código, en la medida en que aquellos que estén autorizados para revisar el expediente serán aquellos autorizados para pedir a la secretaría del Despacho copia del mismo o de algunas de las actuaciones procesales que consten en él. Si bien es cierto que la norma está redactada de manera general, lo que daría a entender que cualquier persona podría solicitar copias de un expediente salvo situaciones de reserva legal, resultaría contradictorio que en el artículo 123 se autorizara solamente a ciertas personas y bajo ciertas condiciones a consultar un expediente y por otro lado no existieran restricciones para que cualquier persona sacara copias del mismo.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo III: Copias, certificaciones y desgloses

Texto del artículo:

El secretario, por solicitud verbal o escrita, puede expedir certificaciones sobre la existencia de procesos, el estado de los mismos y la ejecutoria de providencias judiciales, sin necesidad de auto que las ordene. El juez expedirá certificaciones sobre hechos ocurridos en su presencia y en ejercicio de sus funciones de que no haya constancia en el expediente, y en los demás casos autorizados por la ley.

Comentario:

Sobre este artículo es importante resaltar que, tanto el juez como el secretario pueden expedir certificaciones sobre la existencia de hechos procesales o sobre el proceso mismo; y cualquier persona, sin que sea necesario que ostente la calidad de parte, otra parte o un tercero en el proceso, puede solicitar que se de una certificación. La doctrina, frente a esta norma ha sostenido que:

“(…) Así, puede ocurrir que en desarrollo de una audiencia o diligencia se hayan presentado circunstancias de las cuales no haya quedado constancia en el expediente pero sucedieron en presencia del juez y que, por lo tanto, se solicite que se expida una certificación sobre su ocurrencia (…)
(…) El hecho de que al secretario se le pueda pedir certificación sobre el “estado actual” de un proceso implica que, por ejemplo, se le puede pedir que indique si ya se notificó el auto admisorio de la demanda al demandado y en qué fecha, si ya se señaló fecha y hora para la audiencia inicial o para la de instrucción y juzgamiento, si ya se anunció sentido del fallo y está corriendo el término para que el juez lo profiera por escrito, si ya se practicó o aprobó la liquidación del crédito o se señaló fecha y hora para la diligencia de remate, etc.
Es bueno recalcar que el artículo 115 CGP no limita ni restringe la petición de certificaciones a quienes ostenten la calidad de partes, otras partes o de terceros en el proceso, de suerte que cualquiera puede solicitar dichas certificaciones (…)”¹.

Notas al pie de página del comentario:

¹ SANABRIA, H., Derecho Procesal Civil General, Óp. Cit, 376-377. Cfr. En similar sentido: Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Sentencia del 10 de mayo de 2012, Exp: 1100122030002012-00524-01.

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Sección:

SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO I: ACTUACIÓN

Capítulo:

Capítulo III: Copias, certificaciones y desgloses

Texto del artículo:

Los documentos podrán desglosarse del expediente y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha, todo con sujeción a las siguientes reglas y por orden del juez:

1. Los documentos aducidos por los acreedores como títulos ejecutivos podrán desglosarse:

a) Cuando contengan crédito distinto del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario hará constar en cada documento qué crédito es el allí exigido;

b) Cuando en ellos aparezcan hipotecas o prendas* que garanticen otras obligaciones;

c) Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento si la obligación se ha extinguido en todo o en parte; y,

d) Cuando lo solicite un juez penal en procesos sobre falsedad material del documento.

2. En los demás procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario dejará constancia sobre la extinción total o parcial de ella, con indicación del modo que la produjo y demás circunstancias relevantes.

3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento contentivo de la obligación solo podrá desglosarse a petición suya, a quien se entregará con constancia de la cancelación.

4. En el expediente se dejará una reproducción del documento desglosado.

Comentario:

El desglose puede definirse como el procedimiento mediante el cual se desagrega del expediente una pieza o un acto procesal y se deja en su reemplazo una copia de la misma. La Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia, en auto AC-5123-2017 del 11 de agosto de 2017, Exp: 11001-31-03-035-2007-00533-01 sostuvo que el desglose “en un lenguaje sencillo significa retirar el original de los documentos que obran en el expediente para que a cambio se deje su reproducción”.

Para el caso del literal C de esta norma, que se refiere al desglose de documentos como consecuencia de la terminación de un proceso judicial, esta disposición debe interpretarse sistemáticamente con lo previsto en el literal g del numeral 2 del artículo 317 de este código que establece que, al decretarse el desistimiento tácito, “deben desglosarse los documentos que sirvieron de base para la admisión de la demanda o mandamiento ejecutivo, con las constancias del caso, para así poder tener conocimiento de ello ante un eventual nuevo proceso”. Esto debe ser así, por cuanto el artículo 317 del Código dispone que ante la declaratoria de desistimiento tácito por segunda vez, se extingue el derecho reclamado.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO II: TÉRMINOS

Texto del artículo:

Los términos señalados en este código para la realización de los actos procesales de las partes y los auxiliares de la justicia, son perentorios e improrrogables, salvo disposición en contrario.

El juez cumplirá estrictamente los términos señalados en este código para la realización de sus actos. La inobservancia de los términos tendrá los efectos previstos en este código, sin perjuicio de las demás consecuencias a que haya lugar.

A falta de término legal para un acto, el juez señalará el que estime necesario para su realización de acuerdo con las circunstancias, y podrá prorrogarlo por una sola vez, siempre que considere justa la causa invocada y la solicitud se formule antes del vencimiento.

Comentario:

Los términos judiciales pueden definirse como las oportunidades previstas para el ejercicio de los actos procesales. El artículo 117 de este código es una clara manifestación del principio procesal de la preclusión o eventualidad, pues todos los sujetos procesales están obligados a cumplirlos con el propósito de que se tramite un determinado proceso judicial en un plazo razonable, so pena de ser acreedor de diferentes sanciones de orden procesal y probatorio previstas en este código.

Adicionalmente, esta norma regula las diversas clases de términos judiciales, clasificación que ha sido avalada de manera pacífica por la jurisprudencia y la doctrina: Los términos legales, que son aquellos que se fijan en la norma procesal, como por ejemplo el término para contestar la demanda o para formular un determinado recurso, los cuales no son prorrogables, salvo una única excepción prevista en el artículo 121 del Código; los términos judiciales, que son aquellos que, a falta de regulación legal expresa, son fijados por el juez, y pueden ser prorrogados por una sola vez, siempre que dicha prórroga se presente antes del vencimiento del término y se aduzca una justa causa para esos efectos.

De igual forma, existen también los términos mixtos, que son aquellos en los cuales se fija un máximo o un mínimo por el legislador, pero el juez puede fijar el término sin que sobrepase esos límites de ley, como por ejemplo el término para aportar un dictamen pericial, previsto en el art. 227 de este código o el término regulado en el artículo 500 para que el albacea testamentario rinda cuentas de su gestión. En este caso, dichos términos pueden ser prorrogables, en las mismas condiciones expuestas en el párrafo anterior y siempre que la prórroga no sobrepase el límite fijado por el legislador. Y, finalmente, existen los términos convencionales, los cuales corresponden a los que se fijan por las partes de común acuerdo como por ejemplo el término de suspensión conjunta del proceso previsto en el artículo 161 del Código.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO II: TÉRMINOS

Texto del artículo:

El término que se conceda en audiencia a quienes estaban obligados a concurrir a ella correrá a partir de su otorgamiento. En caso contrario, correrá a partir del día siguiente al de la notificación de la providencia que lo concedió.

El término que se conceda fuera de audiencia correrá a partir del día siguiente al de la notificación de la providencia que lo concedió.

Si el término fuere común a varias partes comenzará a correr a partir del día siguiente al de la notificación a todas.

Cuando se interpongan recursos contra la providencia que concede el término, o del auto a partir de cuya notificación debe correr un término por ministerio de la ley, este se interrumpirá y comenzará a correr a partir del día siguiente al de la notificación del auto que resuelva el recurso.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior, mientras esté corriendo un término, no podrá ingresar el expediente al despacho, salvo que se trate de peticiones relacionadas con el mismo término o que requieran trámite urgente, previa consulta verbal del secretario con el juez, de la cual dejará constancia. En estos casos, el término se suspenderá y se reanudará a partir del día siguiente al de la notificación de la providencia que se profiera.

Mientras el expediente esté al despacho no correrán los términos, sin perjuicio de que se practiquen pruebas y diligencias decretadas por autos que no estén pendientes de la decisión del recurso de reposición. Los términos se reanudarán el día siguiente al de la notificación de la providencia que se profiera, o a partir del tercer día siguiente al de su fecha si fuera de cúmplase.

Cuando el término sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día que empezó a correr del correspondiente mes o año. Si este no tiene ese día, el término vencerá el último día del respectivo mes o año. Si su vencimiento ocurre en día inhábil se extenderá hasta el primer día hábil siguiente.

En los términos de días no se tomarán en cuenta los de vacancia judicial ni aquellos en que por cualquier circunstancia permanezca cerrado el juzgado.

Comentario:

Frente a este artículo es necesario resaltar que los términos siempre empiezan a correr a partir del día siguiente a la notificación de la providencia correspondiente, a menos que se trate de términos expresados en horas o minutos que se conceden en audiencia, como el término para alegar de conclusión, los cuales inician su cómputo de inmediato, pues son actos procesales que deberán realizarse en la misma audiencia. Por regla general y salvo que la ley disponga lo contrario, el término de ejecutoria de una providencia se cuenta de manera paralela con el término concedido en la misma.

Si los términos son en días, se deben computar sólo los días hábiles, lo que no incluye días festivos, sábados ni domingos, ni días de vacancia judicial o en los que los Despachos judiciales estén cerrados por algún motivo. De otra parte, si los términos son en meses o en años, los mismos se cuentan en días comunes o calendario, y vencerán el mismo día que empezaron a correr del respectivo mes o año, y si no tiene ese día (como por ejemplo en año no bisiesto cuando febrero no tiene 29 días), el término vencerá el último día de ese mes o año. Adicionalmente, si el vencimiento cae en día no hábil, se extiende hasta el día hábil siguiente.

Existen dos fenómenos que se pueden producir en el cómputo de los términos: i). La interrupción, que se produce por cuenta de la formulación de un recurso en contra de un auto que concede un término, en donde se reinicia la cuenta del mismo a partir del día siguiente a la notificación del auto que resuelve el recurso; y ii). La suspensión, cuando el expediente debe entrar excepcionalmente al Despacho con un término corriendo, como en los casos de solicitud de medidas cautelares u otras solicitudes que requieran trámite urgente, y en este caso se para la cuenta del respectivo término y se reanuda a partir del día siguiente de la notificación de la providencia que se profiera.

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SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO II: TÉRMINOS

Texto del artículo:

Los términos son renunciables total o parcialmente por los interesados en cuyo favor se concedan. La renuncia podrá hacerse verbalmente en audiencia, o por escrito, o en el acto de la notificación personal de la providencia que lo señale.

Comentario:

Para renunciar a los términos, se requiere que el sujeto procesal que renuncia al término sea el beneficiario o el destinatario del mismo, y si el término es común a varias partes, la renuncia no tendrá efectos si no proviene de todas ellas. De igual forma, se resalta que la renuncia no requiere de formalidad alguna, y puede realizarse de forma verbal o escrita en audiencia o diligencia.

Libro:

Sección:

SECCIÓN SEGUNDA: REGLAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO.

Título:

TÍTULO II: TÉRMINOS

Texto del artículo:

En las actuaciones que se surtan por fuera de audiencia los jueces y los magistrados deberán dictar los autos en el término de diez (10) días y las sentencias en el de cuarenta (40), contados desde que el expediente pase al despacho para tal fin.

En lugar visible de la secretaría deberá fijarse una lista de los procesos que se encuentren al despacho para sentencia, con indicación de la fecha de ingreso y la de pronunciamiento de aquella.

No obstante, cuando en disposición especial se autorice decidir de fondo por ausencia de oposición del demandado, el juez deberá dictar inmediatamente la providencia respectiva.

Comentario:

Aunque este artículo consagra un término para proferir autos fuera de audiencia de 10 días, por regla general, y 40 días para emitir sentencias escritas fuera de audiencia, como por ejemplo en los casos en que se puede dictar sentencia escrita en el proceso verbal sumario de protección al consumidor (inciso 2, parágrafo tercero, art. 390), si el juez no cumple con dicho término la norma procesal no prevé ninguna consecuencia o sanción para dicho acto procesal, siempre que esa respectiva providencia se profiera dentro del término de duración del proceso, regulado en el artículo siguiente.

También debe resaltarse que existen normas especiales en el Código que establecen el deber para el juez de proferir providencias en un término inferior al previsto en este artículo, como por ejemplo en el caso del auto que resuelve una solicitud de medidas cautelares hecha por fuera de audiencia, el cual, de acuerdo con lo previsto en el artículo 588 del Código, debe hacerse a más tardar al día siguiente de presentada la solicitud.